Office Manager (m/w/d) (20 Std./Woche | Präsenzrolle vor Ort)

Leverkusen

Teilzeit

Festanstellung

Es ist spannend und abwechslungsreich bei uns:

Unterstützung des Vorstands, der Geschäftsführung sowie der Geschäftsleiter:innen in administrativen und organisatorischen Themen
Montag und Dienstag sind feste Präsenztage im Büro mit jeweils 8 Stunden Regelarbeitszeit sowie zusätzlichen 4 Stunden, die bedarfsorientiert abgestimmt werden
Professionelle Ansprechperson für interne und externe Anliegen mit exzellenter, adressatengerechter Kommunikation in deutscher und englischer Sprache
strukturierte Koordination von Terminen – inklusive Vor- und Nachbereitung und Ablage relevanter Dokumente
Planung und Organisation von Dienstreisen sowie eigenständige Abwicklung und Dokumentation verschiedenster Abrechnungen in Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung
Sicherstellung einer professionellen Büroorganisation und eines strukturierten Office-Umfelds einschließlich Betreuung von Gästen und Mitarbeitenden, Organisation von Post-, Paket- und Versandprozessen, Catering- und Veranstaltungskoordination sowie Sicherstellung der täglichen Office-Versorgung und relevanter Warenbestellungen (z. B. Kaffee, Tee, Milch, Snacks und Verbrauchsmaterialien)
Pflege von Dokumenten und Daten sowie Unterstützung bei Recherchen und administrativen Projekten
Unterstützung im Bereich Fleet Management einschließlich Koordination, Pflege und Verwaltung des Fuhrparks sowie organisatorischer Betreuung fahrzeugbezogener Prozesse und Unterlagen
Betreuung der Telefonzentrale einschließlich professioneller Annahme, Weiterleitung und Dokumentation eingehender Anrufe sowie Verwaltung der Klingel- und Zutrittssysteme
Idealerweise Interesse an personalbezogenen Themen sowie Bereitschaft, sich perspektivisch in ausgewählte HR-Prozesse und administrative People-Themen einzuarbeiten

Passen wir zueinander? Du hast...

erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation sowie idealerweise mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- oder Office-Management-Umfeld, bevorzugt in einem internationalen Unternehmen oder einer börsennotierten Aktiengesellschaft
eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, gepaart mit Pragmatismus und Durchsetzungsvermögen
eine ausgeprägte Teamorientierung sowie eine Hands-on-Mentalität – du arbeitest gerne agil und flexibel mit anderen und packst dort mit an, wo Unterstützung gebraucht wird
Kommunikationsstärke sowie einen souveränen, empathischen und professionellen Umgang mit unterschiedlichsten Menschen und Situationen in einem internationalen Umfeld
die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und den Überblick zu behalten – sehr gutes Selbst- und Zeitmanagement
einen sicheren, routinierten Umgang mit MS Office sowie mit digitalen Arbeits- und Kommunikationstools
Exzellente Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift